Kehittämiskulttuurin askeleet, osa 3
Kolmas askel: tiimi rakentuu
Tiimin sisäiset näkemyserot vähenevät ja ryhmä löytää yhteisen tavan tehdä työtä. Kyky tehdä yhteistyötä paranee, ja päämäärästä sekä toimintatavoista keskustellaan yhdessä. Pelisääntöjä suunnitellaan tiimin sisällä ja tehdään yhteisiä päätöksiä.
Valtajärjestelmät, roolit ja sosiaalinen rakenne muodostuvat ryhmän sisällä. Ryhmän johtaja on tasaveroinen tukija. Ryhmä kokee, että meillä menee hyvin. Yhteisten keskustelujen kautta me-henki vahvistuu – se tukee tavoitteiden saavuttamista ja ongelmanratkaisua. Ihmiset tuntevat kuuluvansa joukkoon ja sitoutuvat yhdessä luotuihin tavoitteisiin.
Heistä on tullut ”me” – ja siinä on myös riski
Samalla kun ryhmä lämpiää sisäänpäin, vaarana on, että se alkaa elää omaa elämäänsä organisaation sisällä eikä päästä ketään sisälle ryhmään. Ristiriidat haudataan helposti, eikä erilaisuudelle ole tilaa.
Yhteistyö ulkopuolisten kanssa saattaa kompastella, ja ulkopuolinen maailma voidaan kokea uhkana. Tämä synnyttää konflikteja toisten ryhmien tai osastojen kanssa – ryhmä klikkiytyy. Niemelä (2006) kutsui näitä ”itseriittoisiksi saarekkeiksi”.
Mitä kolmannella askeleella tapahtuu kehittämiselle
Tätä askelta voi kuvata jatkuvan kehittämisen kulttuurin vaiheeksi ja esteiden ratkaisujen vaiheeksi. Ihmiset otetaan huomioon dialogisen johtamisen keinoin ja osallisuuden kokemus vahvistuu. Osallistaminen tarkoittaa juuri osallisuuden kokemusta. Dialoginen osaamisen johtaminen on käytössä ja puhutaan kehittämispuhetta. Kehittämisen tavoite tarkentuu ja aito kehittämistyö toteutuu.
”Sovittelen työntekijöiden välisiä ristiriitoja ja keskustelen runsaasti heidän kanssaan. Meidän työyhteisössämme on kehittämismyönteinen ilmapiiri ja kehittäminen on yleisesti hyväksytty toimintatapa. Strategia ja toimintasuunnitelma on selkeästi ilmaistu, ja se ohjaa yksikkömme toimintaa ja perustehtävää. Luottamus parantaa tuottavuutta.”
Strategiatyö on tämän vaiheen tehtävää. Strategian käytäntöön vieminen pitäisi aloittaa viimeistään tässä vaiheessa – jatkuvan parantamisen keinot mahdollistavat sen. Suunnittele–Toteuta–Arvioi–Toimi (PDCA) on olennainen jatkuvan parantamisen toimintatapa ja auttaa myös asenteiden muutoksessa.
Miksi ihminen valitsee ryhmänsä
Me itse valitsemme ne ryhmät, joihin haluamme kuulua. Valinnan perusteena on se, tuoko ryhmään kuuluminen jotakin, jota erityisesti arvostamme – tai koemmeko kuulumattomuuden itsellemme kielteiseksi. ”Haluan olla juuri tuon tiimin jäsen, koska se tuo minulle merkityksellisyyttä. Nostan omaa statustani kuulumalla tähän ryhmään.”
Kun ryhmätahto on rakentunut, tutkimusten mukaan itsekkäät pyrkimykset vähenevät. Henkilö puolustaa valitsemaansa ryhmää ja laittaa ryhmän edun oman etunsa edelle.
Johtajan tavoitteena on luoda itseään toteuttava uskomuskierre: haluan kuulua tähän hienoon ryhmään – johtaja vahvistaa ryhmän statusta – haluan kuulua siihen vielä enemmän – teen kaikkeni, että ryhmä saavuttaa merkittäviä tavoitteita – koko ryhmä sitoutuu yhä syvemmin ja motivoituu sisäisesti.
Toimenpideideoita seuraavalle askeleelle
Lähijohtajan tehtävänä on kuulla ihmisten omaa toivetta ja rakentaa tiimit sen perusteella. Ihmiset kokevat tärkeäksi, että johtaja vahvistaa ryhmän merkityksellisyyttä. Merkityksellisyyden kokemus vahvistaa luottamusta.
- Tiedostakaa muutostarve yhdessä tiimiläisten kanssa.
- Tehkää tai tarkentakaa tiimityön tavoitteet ja tarkistakaa pelisäännöt yhdessä.
- Tehkää strategiaprosessi, joka vastaa organisaationne nykytilannetta.
- Ratkaiskaa valtaan liittyvät ristiriidat – aito keskustelukulttuuri synnyttää osallisuuden kokemuksen.
- Luokaa pohja itseohjautuvuudelle: se on mahdollista vasta, kun kaikilla on riittävästi tietoa organisaation toiminnasta ja tavoitteet ovat selkeät ja kaikkien hyväksymät.
Luottamus rakentuu, kun työn suunnitteleminen ja toteuttaminen itsenäisesti mahdollistuu. Tiimityöskentely vaatii kulttuurin ja asenteen muutosta varsinkin, jos on toimittu hierarkkisesti ja autoritäärisesti. Harjoittelu tekee mestarin ja pohjustaa seuraavalle askeleelle siirtymistä.
Mieti, mikä on se yksi työ tai toimenpide, jota tänään tekemällä tiimin tavoite toteutuu. Multitaskaaminen ei auta – uudelleen suunnittelemalla ja kokeilemalla päästään parhaisiin tuloksiin.
Janaharjoitus: missä tiiminne on nyt?
Mieti janaa, jonka toisessa päässä on ”täydellisesti” muodostunut tiimi (10) ja toisessa päässä vain joukko ihmisiä (1), jotka tekevät työtä yhdessä. Missä kohdassa janaa arvioit ryhmäsi olevan tällä hetkellä?
1 — 2,5 — 5 — 7,5 — 10
Joukko ihmisiä, jotka tekevät työtä yhdessä (1)
- Ei yhteistä tavoitetta
- Informaatio ei kulje
- Hommia jää tekemättä
- Kiireen tuntu ja sähläys
- Ristiriitoja
- Motivaatio on alhainen tai ulkoinen
- Selän takana puhuminen, kyttääminen, pahimmillaan kiusaaminen
- Ammatillinen itsetunto huono
- Vastuuta ei kanneta
Ryhmäytynyt tiimi (10)
- Vastuun kantamista
- Jokainen tietää oman tehtävänsä ja ryhmän tehtävän
- Ryhmän hyvinvointi ja me-henki
- Tavoitetietoisuus ja keskittyminen tehtävään
- Itseohjautuvuus
- Rakentava palaute puolin ja toisin
- Pelisäännöt sovittu
- Osaamisen taso kasvaa
- Sisäinen motivaatio
- Yhteisiin arvoihin sitoutuminen
Jana tekee asioita näkyväksi. Jos tiimin kulttuuriin ei kuulu asioiden näkyväksi tekeminen, harjoitelkaa janan käyttöä ensin jostakin neutraalista asiasta.
Suljettu lippuäänestys: jokainen kirjaa mielipiteensä nimettömänä paperille, vetäjä laskee keskiarvon ja julkaisee sen. Sen jälkeen tiimi keskustelee, mihin kohtaan janalla tavoite asetetaan.
Fläppijana: jana piirretään fläpille ja kaikki merkitsevät oman mielipiteensä julkisesti.
Käveleminen: jana kuvitellaan lattialle. Jokainen hakee oman paikkansa ja kertoo, miksi. Toisella kierroksella mietitään yhdessä, mihin kohtaan ollaan valmiita siirtymään ja mitä se vaatii koko tiimiltä. Kirjatkaa vaadittavat toimenpiteet.
Tavoitteet tiiminne kehittymiselle
Määritelkää tiimillenne alustavat tavoitteet ja arvioikaa sen jälkeen nykyhetken tilanne. Mieti janaa, jonka toisessa päässä on tavoite täydellisesti toteutuneena (10) ja toisessa päässä tilanne, jossa tavoite ei ole toteutunut (1). Kirjatkaa yhdessä, missä kohdassa janalla olette nyt.
Vastatkaa kahteen kysymykseen: Mistä näette, että tavoite on toteutunut? ja Koska tavoite toteutuu?
Jos tämä on ensimmäinen kerta, tavoitteet ovat alustavia ja niitä pitää tarkistaa ja tarkentaa aika ajoin.
Kolmannen askeleen mittarit
Tässä on tarkistuslista toimenpiteistä. Kunnossa olevista asioista tullaan tietoisiksi, ja tavoitteiksi käännetään asiat, jotka eivät toimi. PDCA-työkalun käyttö jatkuu.
Minkä pisteen annat teidän tiimillenne?
- Lähijohtaja keskustelee runsaasti kanssamme.
- Lähijohtaja kykenee sovittelemaan työntekijöiden välisiä ristiriitoja.
- Meidän työyhteisössämme on kehittämismyönteinen ilmapiiri.
- Työyhteisössämme kehittäminen on yleisesti hyväksytty toimintatapa.
- Meidän työyhteisössämme strategia ja toimintasuunnitelma on selkeästi ilmaistu.
- Toimintasuunnitelma ja strategia ohjaa yksikkömme toimintaa ja perustehtävää.
- Työyhteisössämme on pakko tehdä muutoksia taloudellisen taantuman tai kilpailun johdosta.
- Työyhteisössämme on pakko tehdä muutoksia vanhanaikaisista toimintatavoista johtuen.
- Meillä tehdään kehittämishankkeita ulkopuolisen asiantuntijan avustuksella.
- Meillä oma henkilöstö tekee kehittämishankkeita.
- Meillä tehdään työn ohessa kehittämistyötä.
Valitse kaksi parasta ja kaksi huonointa pistemäärää. Hyvät ovat voimavara, ja huonot todennäköisesti tarvitsevat kehittämistä.
Teksti perustuu Ritva Rannan väitöstutkimukseen (Ranta 2020) ja kirjoihin Kehittämisen käytännöt sekä Sotetiimin työkirja.