Hiljainen tieto ja osaamisen johtaminen

Hiljainen tieto käytäntöön – näin teet näkymättömästä osaamisesta tiimin voimavaran.  Hiljainen tieto on työelämän näkymätön moottori. Kun se liikkuu, tiimi oppii ja kehittyy. Kun se pysähtyy, osaaminen katoaa avainhenkilöiden mukana. Tässä blogissa kerron, miten hiljainen tieto muuttuu käytännön kehittämisen työkaluksi – Nonakan tutkimuksen ja oman kokemukseni pohjalta.

Miksi hiljainen tieto kiinnostaa juuri nyt?

Hiljainen tieto on taitavaa osaamista, jonka tunnistamme heti – vaikka emme osaa selittää, mistä se koostuu. Se on kokemusta, vaistoa ja yhteistä ymmärrystä, joka syntyy ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa.

Tekoäly vie osan rutiineista, mutta asiantuntijat ovat yksimielisiä: hiljainen tieto jää ihmisten työksi. Me päätämme, miten osaamista jaetaan ja kehitetään. Siksi hiljaisen tiedon hallinta on nyt tärkeämpää kuin koskaan.

Sote-alalla on irtisanomisia ja eläköitymistä. Onko teillä pidetty huolta, ettei hiljainen tieto katoa? Katoaako se vääjämättömästi, kun ihmisiä irtisanotaan? Prosessi estää hiljaisen tiedon siirtymisen. Yt-neuvottelujen paineisessa ilmapiirissä ei kyetä tietoa välittämään ja silloin ollaan jo myöhässä, eikö? Japanilainen tutkija Ikujiro Nonaka puhuu pitkästä suunnitelmallisesta tiedon ja osaamisen välittämisen prosessista, joka pitäisi olla päällä koko ajan.

Nonakan spiraali: tieto kasvaa kerroksittain

Nonaka kuvasi, miten hiljainen tieto muuttuu näkyväksi ja takaisin hiljaiseksi tiedoksi spiraalimaisessa liikkeessä. Hänen SECI-mallinsa neljä vaihetta ovat:

Sosialisaatio: Hiljainen → hiljainen. Yhteiset kokemukset, luottamus, yhdessä tekeminen.

Ulkoistaminen: Hiljainen → näkyvä. Osaaminen sanoitetaan ääneen – metaforat, mallit, keskustelut.

Yhdistäminen: Näkyvä → näkyvä. Oivallukset kootaan yhteisiksi toimintatavoiksi ja dokumenteiksi.

Sisäistäminen: Näkyvä → hiljainen. Uusi tieto muuttuu osaamiseksi tekemällä ja harjoittelemalla.

Jokainen kierros muuttaa lähtötilaa – uusi hiljainen tieto on rikkaampaa kuin edellinen. Siksi kyseessä on spiraali, ei pelkkä sykli.

Kehittäminen aaltoilee – oma havaintoni sote-arjesta

Kokemukseni terveyskeskusten kehittämishankkeista osoittaa, että kehittäminen ei etene siististi vaiheesta toiseen.

Todellisuudessa:
• Eri tiimit ovat eri vaiheissa samaan aikaan
• Osa hankkeista etenee nopeasti, osa hitaasti
• Uudet projektit alkavat edellistä korkeammalta tasolta
• Kehittämisinto nousee ja laskee

Tämä kerroksellinen liike on lähellä Nonakan spiraalia, mutta tuo esiin sen, mitä teoria ei aina tavoita: arjen epäsymmetrian ja inhimillisen dynamiikan.

Kaksi spiraalia päällekkäin

Minun spiraalinen todellakaan vastaa Nonakan tutkimuksia, mutta se on hauska ajatusleikki, missä kohtaa ne yhdistyvät ja missä kohtaa ne ovat aivan eri asioita.

Nonakan spiraali kuvaa tiedon liikkeen. Oma kehittämisen spiraalini kuvaa organisaation kypsymisen muutokseen eli kulttuurimuutoksen. Kun nämä asetetaan päällekkäin, syntyy oivallus:

Tiedon spiraali ei voi nousta, ellei organisaatio ole riittävän kypsä kannattelemaan sitä.

Jos tiimi elää ”tehdään kuten ennenkin” -vaiheessa, hiljainen tieto ei liiku – vaikka kuinka järjestettäisiin työpajoja. Vasta kun tiimi hyväksyy jatkuvan kehittymisen ja rakentaa sille käytännöt, spiraali saa tilan toimia.

Johtajan rooli: spiraalin orkestrointi ja mahdollisuuksien luonti puhumiseen

Nonakan mukaan johtajan tehtävä ei ole ”johtaa ihmisiä” vaan johtaa tiedon virtausta:
1. Luoda tarkoitus – miksi kehitämme?
2. Rakentaa ba – missä ja miten tieto syntyy?
3. Varmistaa jatkuvuus – ettei spiraali pysähdy

Tämä on lähijohtajan työn ydintä sote-arjessa: luoda tilaa sille, että tiimin osaaminen tulee näkyväksi ja yhteiseksi sekä tiedon välittäminen. Minä puhun koko ajan ihmisten johtamisesta. Nonaka puhuu ba:sta – jaetusta tilasta, jossa syntyy tieto, joka on aina kontekstisidonnainen. Foorumeista ja alustoista, jotka mahdollistavat oppimisen. Hiljaisen tiedon johtaminen on siis mahdollisuuksien luomista.

Niinpä, ihmiset toimivat tiloissa, jos työyhteisöllä ei mitään paikkaa, missä tehdään yhteistä työtä, keskustellaan, suunnitellaan, käydään dialogia niin, mahdollisuuksien luominen tiimille on kovin rajallista.

Omassa spiraalissani kuvaan, miten taantuminen mahdollista, kriisitilanteissa jopa todennäköistä. Eri asioiden kohdalla spiraali kulkee eri tahdissa, työyhteisössä on aina menossa monia prosesseja.   ”Kehittämisspiraaleja” toteutuu kehittämiskentässä monia spiraaleja rinnakkain eri tahdissa. Toisaalla on muutosvastarintaa ja eteneminen hidasta ja  toisaalla sisäryhmäidentiteettiä hyödyntämällä naapuri ”spiraalissa” edetään innolla ja energisoidutaan yhdessä.

Videossa (4:28) käyn läpi, mikä estää tiedon siirtymistä ja miksi Nonakan ba on välttämtätöntä, jotta käytännön keinot mahdollistavat hiljaisen tiedon siirtämiseen. Huoli hiljaisen tiedon häviämisestä suuri. Kuka peredyttää, jos osaajat lähtevät?  Näkyväksi tekemisen työpajoja ja foormeita tarvitaan, koska syväosaaja ei tiedä, että osaa ja oppija ei tiedä, ettei osaa. Molemmat joutuvat ponnistelemaan, osaaja joutuu esittämään automaattisesti toimivaa osaamistaan ja oppija joutuu ponnistelmaan, että ymmärtää oman osaamisensa kasvattamisen tarpeet.

Joten mitä tehdään, puhutaan, puhutaan ja kaikki kuuntelevat ja tuovat yhteiseen pooliin oman osaamisensa ja ymmärrtyksensä.

Nonaka ei käsittele ryhmädynamiikkaa tai muutosvastarintaa näin eksplisiittisesti. Kehittämiskentässäni hankkeet  ovat rinnakkain, ne alkavat, päättyvät, limittyvät ja kulkevat eri tasoilla.

Käytännön havaintoja terveyskeskuksesta:

• kehittämisinnon dynamiikka, miten se synnytetäään,
• taantuminen ja sen estäminen,
• muutosvastarinnasta siirtyminen ryhmäidentiteettiin.
• hankkeiden rinnakkaisuus kehittämiskenttänä, miten limittymistä hyödynnetään ja estetään siihen liittyviä ongelmia.  

Copilotin (AI) kanssa keskustelun tuloksena

🎯 Yhteenveto:

Yhteistä:

spiraalimaisuus

vaiheiden limittyminen

useat spiraalit yhtä aikaa

oppimisen kumuloituminen

kontekstin merkitys

Testaa: miten tiimisi hyödyntää hiljaista tietoa?

Tein viiden väittämän pikatestin, jolla voit arvioida tiimisi tilannetta kahdessa minuutissa. Saat tuloksen ja käytännön vinkin heti. Jokainen kysymys on tavoite, mitä teet ensimäiseksi?

Kun nämä ovat kunnossa, organisaation muutos ei ole uhka – se on yhteinen matka.

✅ Testaa, miten hyvin organisaatiosi hyödyntää hiljaista tietoa